De boodschap van premier Rutte tijdens de corona persconferentie op 31 maart was duidelijk: het duurt nog geruime tijd voordat alles weer normaal zal zijn, en medewerkers dienen de komende tijd nog zoveel mogelijk thuis te werken.
Bij veel bedrijven was thuiswerken al mogelijk, maar waarschijnlijk niet in de mate die nu vereist wordt. Voor andere organisaties is thuiswerken een nieuwe situatie, die veel aanpassingsvermogen vraagt van alle betrokkenen. Daarom heeft DigiState een aantal best practices op een rijtje gezet voor werkgevers om het thuiswerken in goede banen te leiden.
Ondersteun medewerkers in veilig thuiswerken
Het grootste gevaar van thuiswerken is de verminderde veiligheid van gevoelige data. Onbeveiligde apparaten en verbindingen, verouderde software, de computer onbeheerd achterlaten… Er zijn talloze manieren waarop kostbare gegevens op straat komen te liggen. Maar geen paniek! Er zijn goede oplossingen beschikbaar die het risico minimaliseren:
1. Zorg dat devices en data op meerder manieren beveiligd zijn
Het beste is om medewerkers te voorzien van laptops en smartphones van de zaak. Op die manier blijft data enkel op bedrijfseigendommen, en kunnen de apparaten gelijk van de juiste software voorzien worden, waarbij updates automatische uitgevoerd worden.
Maar met een onvoorziene situatie zoals een pandemie is het helaas niet altijd mogelijk om iedere werknemer van een bedrijfslaptop en -telefoon te voorzien. Als medewerkers hun eigen devices gebruiken is het belangrijk dat u hen voorziet van antivirus, anti-malware en andere security software. Daarbij dienen ze ook te weten hoe zelf alle software en besturingssystemen up-to-date houden.
Vergeet ook niet om het mogelijk te maken om op afstand back-ups van data te kunnen maken, of om data te kunnen wissen in geval van nood. Stel eventueel stappenplannen of gebruikershandleidingen op om processen soepel te laten verlopen.
2. Creëer veilige accounts en inlogmethodes
Om medewerkers toegang te geven tot online applicaties moeten ze meestal inloggen. Het is essentieel dat er daarbij sterke wachtwoorden worden ingesteld voor hun accounts. Maak indien mogelijk ook gebruik van tweefactorauthenticatie (2FA) voor een extra laag aan IT security.
3. Beveilig verbindingen met een VPN
Een beveiligde verbinding vanuit huis naar het bedrijfsnetwerk kan het beste door gebruik te maken van een Virtual Private Network (VPN). Dit stukje software zorgt er onder andere voor dat verbindingen afgeschermd zijn, zodat onbevoegde partijen niet kunnen meegluren. Uiteraard geldt ook hierbij weer dat de VPN-software up-to-date moet blijven.
4. Security awareness training
Bewustwording van beveiligingsrisico’s (en oplossingen!) zijn onmisbaar voor iedere organisatie, ook als medewerkers niet thuiswerken. Het regelmatig geven van security awareness training vormt de basis voor deze bewustwording. Tijdens deze trainingen moeten in ieder geval de volgende onderwerpen aan bod komen:
- Hoe creëer je een beveiligde verbinding?
- Hoe gebruik je antivirus en andere IT security software?
- Wat zijn goede wachtwoorden?
- Hoe kun je updaten en back-ups maken?
- Wat is social engineering, phishing en hacking?
- Waarom moet je devices niet onbeheerd achterlaten?
5. Verhoog veiligheid én productiviteit met de juiste tools
Thuiswerken staat of valt met de mogelijkheden om medewerkers op afstand te laten samenwerken. Goede samenwerkingsplatformen bieden hiertoe minimaal het volgende:
- Communicatie: messaging, video-conferencing en bellen
- Projectmanagement: backlogs, taakverdelingen, progressie tracking
- Gedeelde omgevingen: bestanden delen, versiebeheer en geautomatiseerde back-ups
Pakketten zoals Microsoft 365 bevatten bovenstaande functionaliteiten en meer. Bijkomend voordeel is dat de meeste mensen al bekend zijn met Office applicaties, waardoor de overstap naar thuiswerken minder groot zal zijn.
DigiState maakt veilig thuiswerken mogelijk
Medewerkers veilig thuis laten werken is goed te doen, maar er komt veel bij kijken; licentiebeheer, budgettering, server management, troubleshooting en ga zo maar door. We kunnen ons voorstellen dat u hierdoor al snel door de bomen het bos niet meer ziet, of dat u hier en daar wat hulp kan gebruiken.
DigiState heeft jarenlange ervaring in het succesvol oplossen van complexe IT-vraagstukken. Heeft u vragen rondom werkplekbeheer, encryptie / versleuteling of end-point security? In deze onzekere tijden staan wij continu tot uw beschikking.
