Inmiddels zijn we het thuiswerken wel een beetje gewend… Maar dat maakt het niet minder lastig! De inrichting van je werkplek, de afleiding maar ook de efficiency van het werk zelf blijft een uitdaging.
Bij veel midden- en kleinbedrijven wordt er nog gebruik gemaakt van een losse server op kantoor waar bestanden op worden geslagen. Er is een apart e-mailprogramma en verder wordt er gebruik gemaakt van allerlei ‘losse tools’. Na een tijdje kan dit behoorlijk onhandig en onoverzichtelijk worden. Voor deze bedrijven raden wij Microsoft 365 (voorheen Office 365) aan.
Wat is Microsoft 365 en waarom zou je overstappen?
Met Microsoft 365 werk je alsof je achter de pc op kantoor zit; georganiseerd en efficiënt. Je kunt medewerkers een veilige, digitale werkplek aanbieden waarbij ze toegang hebben tot alle bestanden en de nieuwste versies van Word, Excel en Powerpoint. Makkelijk en snel; een enorme vooruitgang voor de productiviteit. Bovendien zijn je bedrijfsgegevens beschermd.
Verbinding maken met kantoor is verleden tijd
Alle bestanden worden opgeslagen in de SharePoint Omgeving; een server in de cloud die overal en op iedere toegewezen device (zelfs je telefoon of tablet) toegankelijk is. Dat betekent dat medewerkers geen gebruik hoeven te maken van hun eigen opslag. Iedere medewerker heeft standaard een opslagruimte van 1 terabyte. Dat is goed voor wel 300.000 afbeeldingen of 1 miljoen documenten. Mocht een laptop onverhoopt vastlopen, dan gaan er geen gegevens verloren. Via een rechtenstructuur kun je bij ieder bestand de toegang voor collega’s en klanten beheren.
Veilige opslag
Je bestanden zijn veilig in de SharePoint omgeving. Je data wordt opgeslagen op verschillende plekken in de EU, waaronder Nederland. De servers voldoen aan de Europese ISO-normeringen. Dit was bijvoorbeeld erg belangrijk voor onze klant Marjolein Dikkerboom Advocatuur; een advocatenkantoor dat gevoelige gegevens van cliënten moet opslaan.
Samenwerken is samen werken
Je kunt zowel alleen of samen aan een document werken. Wanneer je beiden aan een document werkt zie je realtime de wijzigingen. Het is ook mogelijk om offline te werken. Als je weer online bent wordt het document automatisch gesynchroniseerd. Heb je beiden offline gewerkt? Dan kun je kiezen welke wijzigingen je wilt doorvoeren; er gaan geen gegevens verloren.
Bescherming van bedrijfsgegevens en datalekken
Al het e-mailverkeer is beveiligd voor bv. phishing, ransomware en datalekken. Zo zou je kunnen instellen dat medewerkers niet zomaar creditcard- of cliëntgegevens kunnen doorsturen. Deze kun je wel op verschillende manieren beveiligd versturen, bijvoorbeeld met encryptie. Dit is ideaal voor zorginstellingen die met patiëntgegevens werken.
Online meeting hosten
Een ander groot voordeel is dat je geen aparte tool meer nodig hebt voor online meetings. Met Microsoft Teams host je makkelijk online meetings met collega’s en klanten. Tijdens de meeting kun je tevens chatten, documenten delen en je scherm delen. Heeft je klant geen Teams? Dat is geen enkel probleem. Via de uitnodiging stuur je een link mee, waarmee de klant kan deelnemen via de te downloaden app of de webversie.
Je kunt via DigiState ook de telefoondiensten koppelen aan Microsoft Teams voor een volledige integratie.
Hoe werkt een migratie naar Microsoft 365?
Onlangs hielpen wij Rederij Schuttevaer met de migratie naar Microsoft 365. Dit bedrijf biedt rondvaarten aan in de binnenstad van Utrecht. Samen hebben we geïnventariseerd welke gegevens om moesten worden gezet. Hierna zijn we begonnen met de initiële inrichting. Denk hierbij aan inlognamen, mailboxen, e-mailadressen, netwerkinstellingen, authenticatie, het toewijzen van devices en data migratie. Door deze initiële inrichting te doen en de bestanden op hun server te kopiëren en over te zetten naar SharePoint konden wij een naadloze migratie aanbieden. Hierdoor konden zij ongestoord door blijven werken.
Microsoft 365 is verkrijgbaar in een handige abonnementsvorm, waarbij je betaalt naar het aantal medewerkers. Je bent als bedrijf immers ook flexibel in medewerkers. Een medewerker meer/minder of tijdelijke kracht kan gewoon maandelijks worden geregeld.
Juist in deze tijd is het belangrijk om het thuiswerken zo leuk en makkelijk mogelijk te maken. Met Microsoft 365 werk je overal alsof je op kantoor bent. Wil je eens sparren over jouw omgeving en de mogelijkheden voor Office 365? Neem dan contact op!
