Ben jij dat organisatorische talent dat altijd alles regelt? Kan je met techneuten én met gewone mensen praten? Hou je met gemak meerdere ballen in de lucht? Heeft iemand jou weleens een control freak genoemd?
Wij zoeken een communicatieve kampioen ballen hooghouden om continu alle aspecten van lopende klantopdrachten te coördineren.
Je afdeling
De missie van de afdeling Customer Operations is te zorgen dat alle nieuwe orders die sales heeft ingelegd worden uitgevoerd met maximale klanttevredenheid. Na het ontvangen van de order van de klant zorgt deze afdeling ervoor dat alle benodigde apparatuur en diensten besteld en bij elkaar worden gebracht en vervolgens integraal werkend opgeleverd. Daarbij wordt gebruik gemaakt van specialisten. En uiteraard is het de taak dit binnen het gestelde budget en tijd uit te voeren.
Je afdeling is leidend in het klantproces van order tot de acceptatie van de oplevering door de klant. Tijdens dit proces nemen wij continue de leiding in de communicatie en afstemming met de klant, totdat de overdracht naar facturatie en Service Operations kan worden gedaan.
Ongeacht of het een eenvoudige standaard levering (bijv. de installatie van een router) betreft of een projectmatige (complexe) levering (bijv. een migratie van eigen servers naar de cloud), de afdeling neemt altijd verantwoordelijk voor communicatie, kwaliteit, levertijd en kosten.
Je functie
De Customer Order Manager (COM) is het aanspreekpunt voor de klant en voor eenieder binnen onze organisatie voor alle lopende klantorders (Customer Orders) bij Customer Operations.
Je zorgt voor de dagelijkse voortgang en uitvoering van orders en/of deelorders om de verplichting die onze organisatie is aangegaan na te komen. Je bent verantwoordelijk voor de aansturing (“orkestratie”) van alle benodigde resources in onze organisatie.
Je bewaakt en verzorgt de soepele samenwerking op de “koppelvlakken” met de andere afdelingen binnen onze organisatie. Zoals de handovers en afstemming met Sales, Purchasing/Logistiek, Field Force, Engineering, Service Operations en Finance.
Je bent de spil in het behalen van een hoge mate van “operational excellence” binnen onze organisatie en is daarom verantwoordelijk voor het signaleren en implementeren van potentiële verbeteringen.
Je zorgt bovendien voor een inzichtelijke dagelijkse up-to-date rapportage of dashboard waarmee de voortgang te allen tijde transparant is voor alle betrokken bij de klant en binnen onze organisatie.
Je rapporteert direct aan de Manager Customer Operations.
Je verantwoordelijkheden
- Je bent het primaire dagelijkse contact voor de diverse vertegenwoordigers van een klant en ook intern in onze organisatie voor informatie over de voortgang van alle lopende Customer Orders.
- Je bent verantwoordelijk voor de “Customer Order” acceptatie/”acknowledge”: Je doet een “Clean Order Check” en kwalificeert de order in “Standaard” of “Maatwerk”. Maatwerk koppel je aan een projectmanager.
- De projectmanager kan je vervolgens weer inzetten om projectonderdelen die als (standaard) Customer Orders te kwalificeren zijn binnen zijn/haar project over te nemen.
- Je knipt de (standaard) Customer Order op in sub-opdrachten. Zoals bestelopdrachten, installatie-opdrachten, factureringsopdrachten.
- Je zorgt vervolgens dagelijks voor de benodigde voortgang en oplevering van de opdrachten en managet dat de Customer Order als geheel binnen tijd en kwaliteit wordt opgeleverd.
- Daarvoor stuur je alle benodigde uitvoerende resources (Engineers, Operators, Field Engineers, inkoop) aan op basis van duidelijke deliverables en deadlines.
- Je plant tijdig benodigde resources in en maakt regelmatig forecasts om capaciteitsproblemen te voorkomen.
- Je zorgt voor de juiste registratie en administratie van het gebruik en inzet van resources, waarmee deze richting klant verantwoord kan worden en door Finance een correcte factuur kan worden verstuurd.
- Je kent producten en leverprocessen in de organisatie door en door.
- Je communiceert dagelijks voortgang van je onderhandenwerk in de vorm van rapportages danwel dashboards.
- Je escaleert op tijd naar je management, wanneer er problemen blijken met beschikbaarheid en kwaliteit van resources die jij nodig hebt.
- Je signaleert kansen tot verbeteringen, helpt bij de implementatie van de verbeteringen en zorgt daarmee voor “incremental improvements” in onze processen.
Je opleiding en ervaring
- Je werkt en denkt op HBO -niveau.
- Je hebt 2 tot 5 jaar relevante werkervaring, en hebt ervaring als projectmedewerker of order coördinator.
- Je bent bekend met ICT: de producten en diensten zoals wij die aanbieden.
- Je hebt kennis van projectmanagementmethodieken en procesmanagement.
- Je spreekt en schrijft goed business Nederlands en Engels.
Je competenties
Representatief | Analytisch | Communicatief vaardig | Organisatie- en coördinatietalent | Daadkracht en doorzettingsvermogen | Meedenkend | Kritisch | Zelfstandig en enthousiast | Eigen inzicht en initiatief | Klantgericht | Resultaatgericht
Geïnteresseerd in deze vacature?
Je sollicitatie, bestaande uit een motivatie en CV, kun je sturen naar Judy Iping via de groene knop onderaan deze pagina. Ook voor vragen over de functie kun je bij Judy terecht via judy@mkdigital.nl.
Uiteraard zijn wij op zoek naar de kandidaat die het meeste aansluit bij bovenstaand profiel, maar voldoe jij nou nét niet helemaal aan de gestelde eisen, maar ben jij ervan overtuigd dat wij voor jou moeten kiezen? Laat het ons dan vooral weten!
