Een belangrijk onderwerp binnen het ICT-contract betreft de prijsstelling: wat gaat het kosten? Het voorwerp van de dienstverlening bepaalt de complexiteit van dit onderwerp. Zo is de prijsstelling bij een multi-tenant SaaS-dienst doorgaans niet zo ingewikkeld. Het wordt een stuk complexer als de dienstverlening een projectvorm krijgt, want niets is zo onvoorspelbaar als een ICT-project. Om verrassingen te voorkomen moet het ICT-contract hier duidelijke afspraken over bevatten. Enkele aandachtspunten bespreken we in deze blog.
Tegenstrijdige belangen
Bij de vormgeving van een ICT-contract wil de leverancier voldoende ruimte vrij laten om volledige vergoeding voor het geleverde te krijgen, terwijl de afnemer er belang bij heeft dat het op voorhand geheel duidelijk is wat het hem gaat kosten. Omdat het hier gaat om tegenstrijdige belangen, is het een kunst om in het contract een redelijk midden te vinden.
Een doorsnee ICT-contract bevat bepalingen over hoe met meerwerk omgegaan moet worden en wat daaronder mag worden verstaan. Als het contract afkomstig is van de leverancier mag je ervan uitgaan dat dit in zijn voordeel is opgesteld. Als dat contract gepaard gaat met een beperkte dienstbeschrijving, dan kan de leverancier al snel stellen dat een verzoek “buiten de scope van de opdracht” valt.
Zeker bij projecten die op basis van een vaste prijs worden uitgevoerd houden afnemers onvoldoende rekening met de mogelijkheid van meerkosten. Ze denken dat er weinig fout kan gaan omdat de prijs al bepaald is en de leverancier gewoonweg prestatie X moet leveren. De weg daarnaartoe is echter vaak niet geheel uitgestippeld (omwegen kosten extra) en afnemers blijken vaak gedurende het project pas helder te krijgen wat prestatie X nu eigenlijk moet zijn. Dat is het moment dat de discussie over meerwerk intrede doet. Iets wat je eigenlijk wilt voorkomen.
Duidelijke omschrijving ICT-prestatie
De beste manier om grip op de kosten te houden en waarde te kunnen toekennen aan de gegeven prijsstelling is door samen met de leverancier tot een deugdelijke dienstbeschrijving (en eisenlijst) te komen. Voor een dergelijke inventarisatie worden meestal kosten gerekend, maar daarmee krijg je (doorgaans) wel een realistischere prijsstelling voorgeschoteld.
Als er desondanks nog te veel onduidelijkheden zijn om tot een duidelijke dienstbeschrijving te komen, dient dit in het ICT-contract te worden benoemd. Daarmee erkennen partijen dat er bepaalde situaties kunnen zijn die tot meerkosten leiden. Voor de afnemer is het wenselijk deze situaties limitatief op te sommen.
Overige aandachtspunten
In een ICT-contract moet er, ook als er hard gewerkt is aan een duidelijke dienstbeschrijving, rekening gehouden worden met situaties waarin verzoeken worden gedaan die buiten de scope van de opdracht vallen. In die gevallen wil je als afnemer in ieder geval direct worden geïnformeerd en mogen bijkomende meerkosten niet zonder nadere accordering in rekening worden gebracht. Het liefste wil je ook vastleggen dat de leverancier dan niet ineens (zonder passende reden) hogere tarieven gaat rekenen of zijn medewerking algeheel weigert.
Ook is de definitie van “meerwerk” van belang. Als afnemer zie je dat van meerwerk alleen sprake is als het gaat om werkzaamheden die de leverancier redelijkerwijs niet had kunnen voorzien. De leverancier zou daarentegen graag willen werken met een ruimere definitie. Bijvoorbeeld dat van meerwerk al sprake is als het verzoek niet valt binnen wat op schrift is toegezegd.
Ten slotte
Discussie over wat wel of niet is inbegrepen in de afgesproken prijs is niet geheel uit te sluiten. Wel kunnen partijen op voorhand afspreken hoe dan gehandeld moet worden. Ook kunnen partijen de kans op die discussie aanzienlijk verkleinen door in de voorfase tot een deugdelijke dienstbeschrijving te komen. Het is dan ook zeker de moeite waard om bij het beoordelen of het opstellen van een ICT-contract extra aandacht aan dit onderwerp te besteden, zeker bij complexere ICT-projecten en langdurige samenwerkingen.
