Dit is de eerste blog van een driedelige blogserie waarin ik korte tips geef over het succesvol implementeren van legal tech in uw organisatie. In deze blog ga ik specifiek in op het kunnen bepalen van de scope van een project. Hieronder zal ik een link plaatsen naar het tweede en derde deel van deze blogserie op het moment dat deze online staan.
Wat is legal tech?
Legal tech wordt onder meer gebruikt als een koepelterm voor de technologie die is gericht op de juridische sector. Het is belangrijk om te begrijpen dat legal tech niet alleen is bedoeld voor advocaten, juristen of grote ondernemingen. Helemaal nu veel mensen nog vanuit huis werken, kunnen ook startups bijvoorbeeld veel voordeel halen uit legal tech. Denk aan het geautomatiseerd controleren van geheimhoudingsovereenkomsten of het digitaal onderhandelen en ondertekenen van contracten. In deze blog kun je meer specifieke voorbeelden vinden.
Bepaal wat je nodig hebt
Grof gezegd zijn er twee categorieën van legal tech waar we nu mee te maken hebben: 1) legal tech voor de jurist en 2) legal tech voor de cliënt. In beide gevallen kan legal tech echter gezien worden als het gereedschap dat wordt ingezet binnen een bepaald proces om een specifiek doel te bereiken. Net als bij echt gereedschap bestaat het gevaar dat je je blind staart op het mooie product en iets aanschaft zonder goed na te denken of het product wel past op jouw organisatie en processen.
Naast het rekening houden met de organisatie en werkprocessen, moet ook nagedacht worden over implementatie. Net als bij ICT-projecten komt het voor dat het product en de timing van de implementatie niet goed zijn afgestemd op de wensen van gebruikers. Belangrijk is daarom om altijd breder te kijken dan alleen het specifieke product en te focussen op het transformeren van juridische processen met behulp van legal tech.
Om de hiervoor genoemde valkuilen te voorkomen, raad ik aan goed te inventariseren waar de organisatie precies behoefte aan heeft en op welke manier je de juridische processen graag zou willen transformeren. Vervolgens kan gezocht worden naar de juiste technologie die hierop aansluit.
Onze legal tech consultants kunnen jou bij uitstek adviseren over technologie die specifiek aansluit bij jouw organisatie en processen. Na een uitgebreide inventarisatie rapporteren zij de aanbevelingen en helpen ze mee aan een succesvolle implementatie. Bij een rapportage wordt onder meer ingegaan op de volgende punten:
- De wens. Het beschrijven van knelpunten en wensen helpt niet alleen bij het zoeken naar de juiste legal tech, maar voorkomt ook miscommunicatie rondom verwachtingen en doelen van het project.
- Het plan. Door een duidelijk plan te formuleren, kan iedereen in de organisatie op dezelfde manier hetzelfde doel nastreven. Medewerkers worden meegenomen in de uitvoering van een plan in plaats van de situatie waarin ze een nieuwe werkwijze wordt opgelegd.
- De resources. Kwantificeer de interne middelen die een legal tech project nodig heeft. Op dit punt is het belangrijk om de belanghebbenden te identificeren. Hier zijn verschillende technieken voor die in de volgende blog worden aangestipt.
- De kosten. Een project brengt zowel interne als externe kosten met zich mee. Houd in dit kader niet alleen rekening met budgetten, maar ook met de voordelen die de getransformeerde juridische processen met zich meebrengen. Dit is niet altijd makkelijk uit te drukken in geld.
Het vastleggen van de voornoemde punten helpt verwarring binnen het project te voorkomen en helpt bij het verwachtingsmanagement. Op die manier kun je problemen met gebruikersacceptatie voorkomen. Tevens bespaart het tijd wanneer u met leveranciers gaat praten, aangezien de eisen vooraf duidelijk zijn.
Deel twee in deze blogserie richt zich op het creëren van draagvlak voor legal tech binnen jouw organisatie.
