Rianne Groffen – Director Alliances and Business Development bij Yellowstar Solutions
Medio april trok minister Schouten van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit per direct de stekker uit de ontwikkeling van een nieuw IT-systeem voor de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA). Het is het zoveelste IT-project bij de overheid dat mislukt. Dit maal was reeds 65 miljoen euro aan kosten gemaakt. Hoe kan het toch dat het bij ITprojecten van de overheid steeds fout gaat?
Vijf jaar geleden al concludeerde een parlementaire onderzoekscommissie dat de rijksoverheid IT-projecten qua kosten, tijd of zelfs het eindresultaat vaak niet in de hand heeft. Jaarlijkse schadepost, aldus deze commissie, ergens tussen de één en vijf miljard euro. Natuurlijk ontbrak het niet aan aanbevelingen om het anders te doen. Gelet op de actuele NVWA-mislukking en eerder bijvoorbeeld het stoppen van het grote IT-project bij het ministerie van Defensie is het lek daarmee niet gedicht.
Vaak dezelfde oorzaken
Het fout aflopen van IT-projecten is vaak terug te voeren op dezelfde oorzaken. Het starten van projecten met een horizon voor livegang van vele jaren later, is in een steeds sneller veranderende omgeving feitelijk niet meer van deze tijd. In IT is vijf jaar hetzelfde als een eeuwigheid. Succesvol ontwikkelen kan alleen door te kiezen voor een kort-cyclische aanpak, waarin onderdelen één voor één na elkaar, in afstemming en naar tevredenheid van de opdrachtgever worden opgeleverd. Door stapsgewijs live te gaan, blijft de opdrachtgever in control en is telkens in onderlinge samenspraak bijsturen mogelijk.
Uniformiteit of maatwerk
Een ministerie, of willekeurig elke andere grote organisatie, is bovendien een bundeling van specialismen. Dat betreft specifieke beleidsterreinen en uitvoeringstaken, maar ook bijvoorbeeld
human resources, legal, finance, communicatie, facility management, logistiek, etc. Wat is de logica om dit allemaal te vangen in één uniform ERP-systeem met generieke oplossingen? Het
is een illusie om te denken dat dit voor iedereen de beste uitkomst geeft. Eén standaard voor alles bestaat niet. Hoezeer sommige spelers ons dat ook willen laten geloven. Elk werkveld stelt
immers zijn eigen specifieke eisen. Slimme, op internettechnologie gebaseerde (deel)oplossingen zijn tegenwoordig heel eenvoudig real-time te koppelen met een ERP- of andere systemen. Zonder daarbij enige concessie te hoeven doen aan beveiliging. Maatwerk gaat op deze manier hand in hand met de wens voor overzicht, controle en eenduidigheid.
Het gaat om de inhoud
Valkuil nr. 3 is het gegeven dat het managen van IT-projecten veelal gebeurt door IT’ers. Dat lijkt logisch, maar uiteindelijk is IT slechts het middel. Waar het om gaat, is een echte sparringpartner te zijn voor de inhoudsdeskundigen bij de opdrachtgever. Vaak personen met vele jaren ervaring en kennis van ieder detail. Zij weten daadwerkelijk wat er moet worden geautomatiseerd. Natuurlijk worden zij in de regel in een project betrokken. Maar hoe vaak is het niet de IT’er, die redenerend vanuit de techniek, dan uiteindelijk toch beslist. Waarbij het dan altijd de vraag blijft in hoeverre hij echt heeft begrepen wat nodig is. IT is absoluut een vak, maar succesvol automatiseren begint met inhoudelijke kennis over de betreffende business.
Stap voor stap
Het besluit om een nieuw IT-systeem te realiseren, gaat verder vaak gepaard met het in een zelfde beweging willen veranderen van bestaande werkprocessen. Eenvoudig gezegd is dit gewoonweg teveel ineens. Het tegelijkertijd ontwikkelen van zowel een nieuw systeem als het introduceren van een nieuwe werkmethode vergt teveel om in één keer goed te kunnen managen. Veel beter is het om eerst stap voor stap de bestaande processen te automatiseren, om deze daarna geleidelijk steeds slimmer te maken. Door in het voortraject te kiezen voor een generieke IT-architectuur, kan dit zonder extra kosten of beperkingen voor het eindresultaat.
De mens is de sleutel
Uiteindelijk staat of valt het slagen van ieder IT-project met het commitment op de werkvloer. Daar moet men met het nieuwe systeem willen werken. Wordt niet het juiste geautomatiseerd,
dan is weerstand het resultaat. Al in een vroegtijdig stadium moeten medewerkers daarom worden betrokken en meegenomen in het vernieuwingsproces. Wanneer de medewerkers IT ervaren als ondersteuning, wordt automatiseren – binnen de hiervoor gestelde voorwaarden – vanzelf leuk en dus een succes. Is het voorgaande dé oplossing voor het welslagen van IT-projecten bij de overheid? Een 100% garantie is er nooit, maar kort-cyclisch, stap voor stap automatiseren met maatwerk dat wordt aangestuurd vanuit de inhoud en de medewerkers in de driver seat zet, legt een solide basis voor succes.
