DigiState – Medewerkers werken thuis: hoe blijf je 100% bereikbaar?

Thuiswerken is voor veel organisaties de norm geworden. Dat heeft voordelen, maar ook nadelen. Het is belangrijk dat medewerkers telefonisch goed bereikbaar zijn, maar dat kan een uitdaging zijn.

Zo rouleren kleinere kantoren vaak telefoondiensten tussen medewerkers. De telefoon wordt iedere dag naar een andere medewerker doorgeschakeld.

Bij grotere organisaties is er een receptionist(e) die vanuit thuis de telefoon aanneemt en vervolgens een boodschap doorstuurt naar de betreffende collega. Die belt dan met de eigen telefoon terug naar de klant. Dat zijn prima tijdelijke oplossingen, maar inmiddels weten we dat de coronacrisis niet binnen een paar maanden afgelopen zal zijn. Bovendien geven veel mensen aan om ook na de crisis (gedeeltelijk) vanuit thuis te willen werken. Ontstaat er bij jou al behoefte aan een duurzame oplossing?

Een telefoonaansluiting voor iedereen

Je hebt vast al eens gehoord over VOIP. Kort gezegd betekent VOIP: bellen via internet. Dat hoeft niet naar één toestel te zijn, maar je kunt ook alle medewerkers verbinden in een cloud. Medewerkers kunnen dan via het internet bellen en gebeld worden vanaf het bedrijfsnummer. Met de functionaliteiten van VOIP zijn de genoemde problemen heel snel opgelost. Bellen kan op drie manieren:

• Sluit een fysiek toestel aan bij de medewerkers thuis.
• Via de browser op de laptop met een simpele headset.
• Met onze Qaller app kunnen medewerkers vanuit hun mobiele telefoon bellen en gebeld worden via het bedrijfsnummer.

En verder?

VOIP heeft een aantal briljante mogelijkheden. Zo kun je bijvoorbeeld een bedrijfstelefoonboek creëren, waardoor iedereen gebruik maakt van hetzelfde telefoonboek.

Daarnaast kun je heel makkelijk een keuzemenu maken, openingstijden toevoegen en belgroepen aanmaken. Bij een belgroep gaan een paar vooraf ingestelde telefoons rinkelen zodra een bepaald nummer wordt gebeld. Zo weet je zeker dat ieder telefoontje wordt aangenomen.

Omdat mensen met elkaar verbonden zijn in de cloud kunnen ze zelf aangeven of ze bereikbaar zijn. Neem je een telefoontje aan voor een collega, dan kun je snel zien of diegene bereikbaar is. Er zijn zelfs mogelijkheden om met VOIP meer uit je CRM en ERP te halen.

Met VOIP zorg je ervoor dat er geen enkel telefoontje onbeantwoord blijft. Daarnaast ontlast je medewerkers die met hun eigen telefoonnummer naar klanten moeten bellen en zijn er mogelijkheden om de administratie makkelijker te maken. Afhankelijk van de grootte van je organisatie kan de behoefte in functionaliteiten enorm verschillen. Ben je benieuwd hoe VOIP de bereikbaarheid van jouw organisatie makkelijker en beter kan maken? Dan denken wij graag met je mee! Wij kunnen de volledige installatie voor je uit handen nemen. Neem direct contact op of lees verder op de website.